Location : Port-au-Prince, HAITI
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-2
Languages Required :
English French Spanish
Expected Duration of Assignment : 6 mois (renouvelable)
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Background
Le 12 janvier 2010, un tremblement de terre d’une magnitude de 7.0 sur l’échelle de Richter a frappé Haïti, dévastant la capitale Port-au-Prince et d’autres zones du département de l’Ouest, ainsi que certaines du Département du Sud-Est. Plus de trois millions de personnes ont été affectées par le séisme, dont 222 650 tuées et 310.930 blessées. Plus de 2.1 millions de personnes, dont 302.000 enfants, ont été déplacés.
Entre mars 2010 et février 2011, l'évaluation des dommages que ce séisme avait engendré près de 10 millions de m³ de débris. Ces évaluations, effectuées par le Ministère des travaux publics, des transports et de la communication (MTPTC), ont qualifié 217 995 maisons ou bâtiments comme étant « en bon état » (catégorie verte) et pouvant être réoccupés sans réparations; 104 572 comme étant partiellement endommagés mais pouvant être réparés (catégorie jaune) et 80 609 ont été fortement sévèrement endommagés ou effondrés et inhabitables (catégorie rouge), constituant un danger public et devant être démolis.
Un effort considérable a été entrepris par les autorités gouvernementales, les municipalités, les populations et les ONG locales et internationales, le système des Nations Unies, dès le lendemain du séisme jusqu’à la rédaction de cette proposition de projet, afin de déblayer les gravats jonchant les rues et les quartiers dévastés. Etant donné que les es priorités gouvernementales et locales ont porté sur la volonté d’aider au retour des populations dans leurs quartiers d’origine, après que ceux-là aient fait l’objet de nettoyage, plusieurs projets, présentés par la communauté internationale dont les Nations Unies, ont été agréés par la Commission Intérimaire de reconstruction d’Haïti (CIRH) et financé par le Fonds de reconstruction d’Haïti (FRH) et les bailleurs de fonds institutionnels.
Au cours des années 2010 et 2012, 80% du volume total des débris, ont été enlevés et stockés en grande partie sur le site de la décharge de Truitier. Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) a largement contribué à ces efforts et ces progrès à travers son approche intégré qui voit et utilise le débris comme une porte au développement et qui assure un appui à tous les aspects de la reconstruction : la gestion des débris qui cible les propriétaires des maisons rouges (projets Débris I et Débris II), l’appui à la réparation des maisons jaunes (projet CARMEN) et l’appui au retour des populations affectées et déplacées vers leurs quartiers grâce à la réhabilitation de ces quartiers (projet 16/6).
Dans le cadre de ces initiatives, le PNUD a appuyé le Gouvernement d’Haïti à élaborer une Stratégie nationale pour la gestion de débris.
Ce nouveau projet cible la mise en place de recommandations précises détaillées dans la stratégie et la mise sur pied, de l’Unité de gestion des débris, au sein du MTPTC, structure durable apte à faire face à des crises similaires lors des catastrophes qui malheureusement pourraient frapper le territoire. Le projet ferra aussi le suivi avec le Centre national d’équipements pour l’entretien et la bonne utilisation de la machinerie lourde qui été transferts par le Gouvernement de Japon vers le Gouvernement d’Haïti en 2012.
Duties and Responsibilities
Dans le contexte détaillé ci-dessus, l’Assistant(e) Administratif/ve et Financier(e) va travailler sous la supervision du Chef de projet (ou de son/sa remplaçant(e) en son absence) avec comme tâches principales :
Appui logistique et administratif:
- Faire des arrangements logistiques et administratifs pertinents pour la mise en œuvre rapide et efficace des activités du projet, notamment les missions d’experts techniques, les réunions internes et externes, des ateliers et des visites de terrain;
- Assurer la gestion de la réception, l’accueil et l’assistance aux visiteurs;
- Assurer le suivi du classement de tous les documents et correspondances liés au projet; faciliter la circulation de l’information;
- Rédiger des compte rendus et les correspondances du projet ;
- Tenir les dossiers du personnel du projet et leur statut respectif (contrats, termes de références, congés maladie, vacances, etc.), conformément aux politiques et procédures acceptées;
- Assurer la gestion des coupons d’essence pour le(s) véhicule(s) et le kilométrage du/des véhicules du projet;
- Toute autre tâche administrative ou logistique requise en appui au fonctionnement du projet.
Suivi financier et administratif:
- Assister le chef du projet dans l’élaboration et l’ajustement des budgets; préparer les révisions budgétaires dans le système Atlas;
- Tirer régulièrement les rapports de dépenses en Atlas pour s’assurer de la bonne imputation des charges et faire les ajustements nécessaires en collaboration avec le Chef du projet;
- Assurer le suivi budgétaire en vérifiant que les rapports financiers des activités et les dépenses soient en conformité avec le plan de travail;
- Contrôler les avances accordées au projet, vérifier les rapports financiers et soumettre les demandes de paiement direct à enregistrer dans le Système Atlas;
- Vérifier la disponibilité des fonds pour les activités des projets;
- S’assurer de l’exactitude des documents de support et recommander les actions à prendre;
- Contribuer à la préparation ou vérification des rapports financiers;
- Soumettre les informations aux finances pour : GL, APJV;
- Assurer le suivi des différentes procédures administratives liées à la mise en œuvre des projets (suivi des contrats du personnel, fonctionnement des véhicules, etc.);
- Répondre aux requêtes soumises par l’Audit (téléchargement des dossiers sur le site FTP, classement et scannérisation de tous documents sollicités pour l’audit);
- Etablir un système de gestion du personnel et du matériel du projet;
- Classer les dossiers importants du projet;
- Assurer le suivi avec la section Opérations / Administration, des différentes démarches relatives au suivi des requêtes administratives et financières;
- téléchargement des dossiers sur le Share Drive, classement et scannérisation de tous documents sollicités pour l’audit;
- Assurer l’exécution de toutes autres tâches qui peuvent être requises pour la bonne gestion du projet.
Competencies
Compétences globales:
- Démontrer une intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de l’ONU
- Faire le plaidoyer pour la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD
- Montrer une flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge
Compétences opérationnelles:
- Fait preuve d’initiatives, d’indépendance et de flexibilité pour s’adapter aux situations et saisir les opportunités ;
- Se concentre à fournir des résultats;
- Approche le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
- Démontre une ouverture au changement et une capacité à gérer les complexités;
- Répond positivement aux commentaires critiques et les points de vue différents;
- Reste calme, en contrôle et une bonne humeur même sous pression;
- Efficacité opérationnelle;
- Assume les fonctions constamment avec énergie et avec une attitude positive et constructive;
- Démontre une grande capacité de communication orale et écrite.
Required Skills and Experience
Education:
Etudes universitaires en gestion, administration et/ou de secrétariat ;
Expérience
5 années d’expérience pertinente en gestion administrative et financière;
Expériences de travail en appui au Gouvernement d’Haïti est un atout ;
Bonne connaissance des procédures administratives et financières des Nations Unies ;
Excellente maîtrise de l’outil informatique et bonne pratique des logiciels informatiques courants : Word, Excel, Power Point ;
Langue:
Excellente maîtrise du français et créole ; connaissance de l’anglais et/ou de l’espagnol sera considérée comme un atout;
Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes et de nationalité haïtienne.
FC::32045
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
Application Deadline : 07-May-13
http://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=36870